Huishoudelijk reglement van de vereniging Helpmij.nl

Inhoud

Artikel 1: Begrippen

In dit reglement wordt verstaan onder:
  • de vereniging: de vereniging Helpmij.nl
  • de statuten: de statuten van de vereniging
  • het bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 8 van de statuten
  • het forum: het forum dat aanwezig is op de website www.helpmij.nl van de vereniging

Artikel 2: Doel van de vereniging

Het doel van de vereniging is:
  • Het helpen van leden van de vereniging en derden op het gebied van computer- en gerelateerde technologie
  • Het vergroten van de kennis van bezoekers van het forum op de website van de vereniging
  • Het verrichten van alle verdere handelingen welke met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.

Artikel 3: Lidmaatschap

  1. De vereniging kent drie soorten leden, te weten: gewone leden, jeugdleden en ereleden. Daarnaast kent de vereniging donateurs.
  2. Daar waar in deze statuten gesproken wordt over leden, worden bedoeld: gewone leden tenzij uit de context van een bepaling het tegendeel blijkt.
  3. Leden zijn natuurlijke personen en zijn zij welke zich elektronisch door middel van inschrijving via de website van de vereniging, per email, of per brief, bij het bestuur als lid hebben aangemeld en door het bestuur als lid zijn toegelaten. De toelating blijkt uit een door het bestuur per email gezonden bevestiging van lidmaatschap.
  4. Het bestuur is bevoegd om een lid dat zich aanmeldt zonder opgaaf van redenen te weigeren.
  5. Bij weigering door het bestuur staat voor de aanvrager beroep open op de algemene ledenvergadering, welke alsnog tot toelating kan besluiten.
  6. Bij aanmelding van een minderjarige als lid is de schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordigers vereist.
  7. Jeugdleden, ereleden en donateurs hebben toegang tot de algemene ledenvergadering, maar hebben geen stemrecht.
  8. Leden die zich ten opzichte van de vereniging buitengewoon verdienstelijk hebben gemaakt kunnen, op voordracht door het bestuur, door de algemene ledenvergadering tot erelid worden benoemd.
  9. De leden zijn gehouden de statuten en reglementen van de vereniging, alsmede de besluiten van het bestuur, van de algemene vergadering of van een ander orgaan van de vereniging na te leven.
  10. De leden zijn gehouden de belangen van de vereniging niet te schaden.
  11. De leden zijn daarnaast verplicht zich jegens elkaar en jegens de vereniging te gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd.
  12. Het lidmaatschap is persoonlijk en kan niet worden overgedragen of door erfopvolging worden verkregen.

Artikel 4: Beëindiging Lidmaatschap

Het lidmaatschap eindigt:
  • Door opzegging van het lid;
  • Door opzegging door de vereniging;
  • Door overlijden van het lid;
  • Door ontzetting van het lid.
  1. Opzegging door het lid is uitsluitend mogelijk door kennisgeving per email of per brief aan de penningmeester van de vereniging. De opzegging dient voor één december in het bezit te zijn van de penningmeester.
  2. Opzegging van het lidmaatschap door het bestuur kan onmiddellijk geschieden wanneer het lid, na daartoe per email of per brief te zijn aangemaand, binnen de gestelde termijn niet aan zijn financiële verplichtingen jegens de vereniging heeft voldaan en/of wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
  3. Het bestuur kan een lid uit het lidmaatschap ontzetten wanneer het lid handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, dan wel indien het lid de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Ingeval van ontzetting wordt het lid daarvan onverwijld schriftelijk, onder opgaaf van redenen, in kennis gesteld. Gedurende één maand na ontvangst van het bericht, heeft de betrokkene de mogelijkheid van beroep op de algemene ledenvergadering welke daartoe, op verzoek van het lid, door het bestuur zal worden bijeengeroepen. Het beroep dient schriftelijk, gericht aan het bestuur, te worden ingediend. Het besluit van de algemene ledenvergadering op het beroep zal moeten worden genomen met tenminste twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. Een geschorst lid heeft geen stemrecht.
  4. Indien opzegging niet tijdig heeft plaatsgevonden loopt het lidmaatschap door tot het einde van het volgende boekjaar.
  5. Indien het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft de gehele jaarlijks bijdrage door het lid verschuldigd, tenzij het bestuur anders beslist.

Artikel 5: Persoonsgegevens

  1. Aan de vereniging ter hand gestelde persoonlijke informatie wordt vertrouwelijk behandeld en slechts gebruikt voor administratieve doeleinden.

Artikel 6: Donateurs

  1. Donateurs zijn zij die door het bestuur als donateur zijn toegelaten en jaarlijks een geldelijke bijdrage aan de vereniging verlenen. Het bestuur is bevoegd het donateurschap door schriftelijke opzegging te beëindigen.
  2. Donateurs hebben het recht om de algemene ledenvergadering bij te wonen. Zij hebben echter daarin geen stemrecht, maar wel het recht om het woord te voeren.

Artikel 7: Contributies

  1. Gewone leden en jeugdleden zijn jaarlijks contributie aan de vereniging verschuldigd.
  2. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
  3. Ereleden zijn vrijgesteld van de betaling van contributie.

Artikel 8: Bestuur

  1. De bestuursleden van de vereniging worden gekozen door de algemene ledenvergadering uit de gewone leden.
  2. Het aantal bestuursleden bedraagt ten minste vijf en ten hoogste acht.
  3. Het bestuur wijst uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. Daarnaast worden de volgende taken onder de bestuursleden verdeeld: hoofdmoderator, hoofdbeheerder en hoofdredacteur.
  4. De functies secretaris en penningmeester kunnen in één persoon verenigd zijn.
  5. Met uitzondering van de voorzitter kan een bestuurslid meer dan één taak voor zijn/haar rekening nemen dan wel voor een medebestuurslid tijdelijk waarnemen.
  6. Het is een bestuurslid toegestaan om taken te delegeren aan niet-bestuursleden, met dien verstande dat het bestuurslid voor deze taken de eindverantwoordelijke blijft.
  7. Een bestuurslid wordt gekozen uit een voordracht. De voordracht geschiedt door het bestuur of tenminste vijfentwintig verenigingsleden.
  8. De voordrachten worden, minimaal eenentwintig dagen voor de algemene ledenvergadering, middels publicatie op het forum van de vereniging bekend gemaakt.
  9. Een voordracht door vijfentwintig of meer gewone verenigingsleden dient minimaal achtentwintig dagen voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur te worden ingediend en uit deze opgave moet blijken dat de kandidaat met zijn kandidaatstelling instemt.
  10. Indien er meer voordrachten zijn dan vacatures, geschiedt verkiezing uit die voordrachten.
  11. Bestuursleden kunnen te allen tijde door de algemene ledenvergadering worden geschorst en/of ontslagen. De algemene ledenvergadering besluit tot schorsing of ontslag met een meerderheid van twee/derde van de uitgebrachte stemmen.
  12. Een schorsing eindigt wanneer de algemene ledenvergadering niet binnen drie maanden daarna tot ontslag heeft besloten. Het geschorste bestuurslid wordt in de gelegenheid gesteld zich in de algemene ledenvergadering te verantwoorden en kan zich daarbij door een raadsman doen bijstaan.
  13. Bestuursleden welke door de algemene ledenvergadering worden gekozen, worden benoemd voor onbepaalde tijd.
  14. De algemene ledenvergadering kan een zittend bestuurslid verzoeken af te treden. Een verzoek tot aftreden moet bij het bestuur worden ingediend, tenminste 28 dagen vóór een algemene ledenvergadering. Het verzoek moet door ten minste vijfentwintig gezamenlijk handelende gewone leden worden ingediend. Het verzoek tot aftreden wordt tijdens de algemene ledenvergadering in stemming gebracht en is dwingend indien ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen dit verzoek steunt.
  15. De bestuursfunctie eindigt voorts door overlijden van het bestuurslid, bedanken door het bestuurslid of beëindiging van zijn/haar lidmaatschap van de vereniging.

Artikel 9: Commissies

  1. Het bestuur is bevoegd tot het aantrekken van personen en/of het instellen van commissies en deze tijdelijk, dan wel voor onbepaalde tijd, te belasten met bijzondere opdrachten.
  2. Commissies kunnen zelfstandig opereren, maar blijven onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
  3. Commissies brengen op de algemene leden vergadering verslag uit of wanneer het bestuur dit wenselijk acht.

Artikel 10: Klachtencommissie

  1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en aanhouden van een onafhankelijke klachtencommissie.
  2. De leden van de klachtencommissie worden benoemd en ontslagen door het bestuur. Alvorens tot benoeming over te gaan stelt het bestuur de klachtencommissie in de gelegenheid een advies omtrent de voorgenomen benoeming uit te brengen. Indien het bestuur afwijkt van dit advies stelt het de klachtencommissie daarvan, onder opgave van redenen, op de hoogte.
  3. De klachtencommissie bestaat uit vijf leden: één forummod, één bestuurslid, één gebruiker die verenigingslid is en één gebruiker welke geen verenigingslid is.
  4. Klachten kunnen worden ingediend door alle geregistreerde gebruikers van Helpmij.nl.
  5. Geklaagd kan worden over:
    • de rechtvaardigheid van een door een medewerker van Helpmij.nl genomen beslissing
    • de juistheid van de gronden waarop een beslissing door een medewerker van Helpmij.nl tot stand is genomen
    • de wijze waarop de klager door een medewerker van Helpmij.nl of een medegebruiker is bejegend.
  6. De klachtencommissie werkt conform een door het bestuur vastgesteld reglement.
  7. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van het bestuur. Het bestuur neemt een dergelijk besluit niet dan na de klachtencommissie in de gelegenheid te hebben gesteld een advies over de voorgenomen wijziging uit te brengen.
  8. Uitspraken van de klachtencommissie zijn in principe bindend en niet voor beroep bij het bestuur vatbaar.
  9. Uitzondering op artikel 10 lid 8 is het aantonen door de klager of beklaagde dat de klachtencommissie, bij het vormen van haar oordeel, het voor haar geldende reglement of de daaronder liggende procedures van afwikkeling, niet juist heeft toegepast (vormfout). Het bestuur zal de voorgelegde zaak niet inhoudelijk behandelen doch slechts de gevolgde procedures toetsen. Indien het bestuur tot het oordeel komt dat inderdaad vormfouten gemaakt zijn zal de zaak met een dwingend advies terugverwezen worden naar de klachtencommissie om opnieuw te worden behandeld.

Artikel 11: Algemene Ledenvergadering

  1. Aan de algemene ledenvergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.
  2. Jaarlijks, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, wordt ten minste één algemene ledenvergadering gehouden, waarbij in ieder geval worden behandeld:
    • notulen van de vorige ledenvergadering
    • eventuele verkiezing van voorgedragen bestuursleden
    • uitbrengen van het jaarverslag door het bestuur, waar in rekening en verantwoording van het geldelijk beheer in het afgelopen jaar, en een begroting voor het komend jaar.
    • verslag betreffende het financieel beheer door de in de vorige jaarvergadering benoemde kascommissie
    • benoeming van de kascommissie voor het volgende boekjaar
    • vaststelling van de contributie voor het volgende verenigingsjaar
    • rondvraag.
  3. Andere algemene ledenvergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt.
  4. De leden worden door het bestuur opgeroepen tot het bijwonen van een algemene ledenvergadering middels een uitnodiging per email, of via de website van de vereniging. De uitnodiging vermeldt de locatie van de vergadering, de agenda van de vergadering. De oproep vindt plaats uiterlijk eenentwintig dagen voor de komende vergadering.
  5. Op schriftelijk verzoek van tenminste vijftig stemgerechtigde leden aan het bestuur, kan een algemene ledenvergadering worden bijeengeroepen. Het verzoek dient met redenen omkleed te zijn. Het bestuur is verplicht dit verzoek uit te voeren binnen een termijn van twaalf weken. Indien aan het verzoek binnen twaalf weken geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot het bijeenroepen overgaan op dezelfde wijze waarop het bestuur de algemene ledenvergadering bijeenroept.
  6. Toegang tot de algemene ledenvergadering hebben leden welke niet geschorst zijn, ereleden en donateurs evenals degenen die daartoe door het bestuur en/of de algemene ledenvergadering zijn uitgenodigd. Een geschorst lid heeft toegang tot de vergadering waarin het besluit tot zijn/haar schorsing wordt behandeld, en is bevoegd daar het woord te voeren.

Artikel 12: Besluitvorming van de Algemene Ledenvergadering

  1. Met uitzondering van een geschorst lid heeft ieder lid één stem in de algemene ledenvergadering.
  2. Ieder stemgerechtigd lid kan aan een andere stemgerechtigde schriftelijk volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem.
  3. Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gevolmachtigde optreden.
  4. Voor zover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de algemene ledenvergadering genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
  5. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
  6. Alle stemmingen over zaken geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of een der stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt.
  7. Indien de stemmen staken over een voorstel, niet rakende verkiezing van personen, is het verworpen.
  8. Voor het geval dat bij verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid verkrijgt, wordt herstemd tussen de twee personen, die het grootste aantal stemmen op zich hebben verenigd. Indien meer personen evenveel stemmen op zich verenigen en voor herstemming in aanmerking zouden komen, zal door loting worden beslist, welke twee personen voor herstemming in aanmerking komen. Indien bij herstemming de stemmen staken, beslist het lot.
  9. Het ter vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter, dat door de vergadering een beslissing is genomen, is beslissend; wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel de juistheid daarvan door een stemgerechtigde betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats wanneer de meerderheid van de vergadering dit verlangt; door de nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

Artikel 13: Financiën

De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:
  • Contributies
  • Subsidies
  • Donaties
  • Inkomsten uit reclame en merchandising
  • Toevallige baten
  1. De penningmeester dient jaarlijks, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, op de algemene ledenvergadering verantwoording af te leggen over de financiën.
  2. De kascommissie, bestaande uit 2 personen, niet tot het bestuur behorend, controleert voor de algemene ledenvergadering de financiën en maakt haar bevindingen schriftelijk kenbaar aan het bestuur en op de algemene ledenvergadering.
  3. Elk jaar treedt één lid van de kascommissie af en wordt er op de algemene ledenvergadering één nieuw lid gekozen.
  4. Goedkeuring door de algemene ledenvergadering strekt het bestuur tot decharge van het gevoerde financiële beleid.
  5. Vereist het onderzoek van de rekening en verantwoording bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan de kascommissie zich door een deskundige doen bijstaan. Het bestuur is verplicht aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden der vereniging te geven.
  6. De last van de commissie kan te allen tijde door de algemene ledenvergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere commissie.

Artikel 14: Onkosten

  1. Onkosten, voor de vereniging gemaakt, door bestuursleden en andere, door het bestuur aan te wijzen leden, worden vergoed.
  2. De richtlijnen voor de hoogte van de vergoedingen worden op de algemene vergadering vastgesteld.

Artikel 15: Slotartikelen

  1. Wijzigingen van het huishoudelijk reglement kunnen slechts geschieden indien zij op de agenda van de algemene vergadering zijn geplaatst.
  2. In alle gevallen waarin door de statuten of het huishoudelijk reglement niet is voorzien, beslist het bestuur.
Laatste revisie: 27-06-2009